集团电话交换机一般不需要专职的话务员和维护人员。当外线呼入时，可由任一部电话应答，并可以转给所需的被叫。它具有的功能一般有：会议电话、缩位拨号、热线服务、群呼、遇忙回叫、呼叫转移、呼出限制、呼叫等待、停电自动转移等功能。是现代化办公中常用的通讯管理手段,使电话管理者可集团性管理外线来电与内线呼出。

集团电话机与普通电话机也有所区别，它除了与普通电话机一样有号码按键外，还有许多显示线路状态和设置功能的按键。每部电话机都可以方便地接转外线打来的电话，并可监视外线使用情况。当你需要使用外线电话时，按下相应的空闲外线键，就可打出外线电话。内线电话和外线电话是相互保密的，所以绝不会相互干扰。

集团电话和程控电话一样，有许多先进功能和独特功能，比如呼叫转移、遇忙回叫、自动重拨、免打扰、内部通话、外线预约、免提话筒、电话会议和“秘书电话”等。

集团电话系统还可以和许多种办公设备相连接。它不仅能为人们自动接转电话，还能收发传真、上网发送电子邮件、传达留言，甚至能够通过门控电话来迎送来访的客人。

安装集团电话的好处：内部之间的通话可以不经过上级市话局，从而减轻了市话局及其到用户交换机中继线的话务量和投资。安装集团电话设备，为贵公司每一名员工安排一部分机，外线打入由前台(或电脑话务员)进行信息处理，这样在节约费用的同时，对于外线打入者也会以最快的速度与要联系的人联系上。如没有安装集团电话，这样您很可能失掉了一次在第一时间与您客户联系的机会;这项工作交给集团电话来处理，在分机占线或无人接听时集团电话会按您的需要把电话转到另一处分机;如您安装了语音信箱设备，会把此电话转到您自已的信箱中让客户留言。多种情况下您对直线电话的管理只能凭借您员工的自觉性，话费管理也是集团电话的一大功能：它会按您的安排为每一分机安排一个密码，如果您离开座席，不知道密码的人无法使用您的分机。安装计费功能后，您也可对电话费用管理提出您新的看法来。